المستودعات: العنصر المظلوم داخل إدارة المرافق

 

كثيراً ما يناضل مدراء المرافق والمنشآت من أجل الوصول إلى أفضل الاستراتيجيات لتحقيق الموازنة بين الأولويات المتنافسة لتحقيق أفضل النتائج في أداء الأعمال الملقى على عاتقهم، فعادة ما يميل مدراء المرافق إلى التركيز على تقليل تكاليف الصيانة والتشغيل وتوفير بيئة ملائمة للموظفين وسرعة إنجاز الأعمال المستقبلية والمتراكمة. ولكن، كثير من مدراء المرافق لا يعطي أولوية كبرى لأهم عنصر من عناصر المنشأة ألا وهو المستودعات. فكثير من الأحيان لا يقوم مدراء المرافق والمنشآت بالتعامل مع المستودعات الموجودة في المنشأة بالشكل الصحيح، مما يسبب كثير من الاضطرابات في سير العمل داخل المنشأة. ويرجع السبب في ذلك من وجهة نظري إلى أن كثير من مدراء المرافق يعتبرون أن إدارة المستودعات (Inventory Management) لا تعتبر من ضمن مسؤولياتهم الرئيسية، فنجد أن كثير من المستودعات التي تكون تابعة لهذه المرافق والمنشآت تتعرض لكثير من الإهمال والفوضى واضطرابات في سير العمل. وخاصة إذا ما علمنا أن هذه المستودعات تحتوي على كثير من مواد وقطع غيار التشغيل والصيانة المهمة التي تكون سبب رئيسي لسير أي عمل داخل المنشأة. ونتيجة لعدم توفر دراسة كاملة وخطط مستقبلية لإدارة المستودعات، ينتهي المطاف لكثير من هذه المواد والقطع للتخلص منها بعد أن أصبحت قديمة وأصبح حجمها يشكل عبء على مساحة المستودع. لذلك، يجب أن يكون هناك خطة شاملة لكل جزء من أجزاء المنشأة بما فيها المستودعات وأن تتعامل هذه الخطط مع المستودعات على أنها جزء أساسي ومكمل لأي مرفق من المرافق وأن تتم إدارتها بشكل تكون هذه المستودعات من أهم تلك الأوليات التي يجب أن يأخذها مدير المرافق في الاعتبار.

 

أحد أهم العوامل التي يقع فيها مدير المرافق والمنشآت في إدارة المستودعات داخل منشأته هو عدم امتلاك الأصناف المطلوبة لسير العمل في وقت المطلوب. لذلك يتفاجأ الكثير منهم بعدم توفرها، وهذا ناتج لعدم وجود آليه معينة لمرقبة مستويات التخزين داخل المستودعات، وعدم توفر خطط تفيد أين ومتى وكيف سوف يستخدم كل صنف من أصناف المستودع. إن عدم القيام بذلك، سوف يؤدي إلى تأخير في سير العمل وتضخم في التكاليف وتأثير كفاءة العمل سلباً. أضف إلى ذلك، عدم توفر كل الأصناف الخاصة بإدارة المرافق قد يفتح المجال لأن يتعرض مشتريات الخاصة بإدارة المرافق والمنشآت لكثير من المشاكل مثل رداءة، كفاءة المواد وإمكانية تلقي القليل من المناقصات نظراً لضيق الوقت وعدم توفر حرية في القبول أو الرفض للعروض المقدمة تبعاً لظروف كثيره تحتم على مدير المرافق القبول السريع. الجانب الآخر هو عدم وجود دراسة عميقة لاحتياجات إدارة المرافق المستقبلية، فتجد في كثير من الأحيان وجود الكثير من صنف معين أو وجود أصناف لم تعد هناك حاجة إليها وفي كلتا الحالتين نجد أن عدم وضع تصور كامل لاحتياجات إدارة المرافق من أجزاء ومواد قد يسبب لكثير من هدر أو تجميد المال في المنشأة وتقليل مستوى كفاءة الإنفاق. كما يزيد الإفراط في التخزين من فرص السرقة وتقادم المخزون، خاصة عندما لا توجد ضوابط كافية تحكم إدارة المخازن في المنشأة.

 

لذلك، يجب على مدراء المرافق والمنشآت صرف المزيد من الاهتمام لإدارة المخازن المتوفرة داخل منشآتهم. ويكون ذلك أما بأن يحققوا التوازن بين المساحات المتاحة وطبيعة المواد المراد تخزينها. أيضاً، اعتماد الأتمتة في حفظ مستندات العهد ومراقبة المواد والأصناف الموجودة في المستودعات ومراقبة مستويات تخزين الأصناف المختلفة وتحديد متى وكيف يتم استخدام هذه الأصناف داخل المنشأة. إضافة على ذلك، إجراء المطابقات الدورية سوآء لأرصدة المستودعات أو عهد القطاعات بين فترة وأخرى وحصر ومتابعة الأصناف التي تقرر بيعها أو إصلاحها أو إتلافها لتلافي هذه المشكلة في المستقبل.

 

إذا ما تم تطبيق ذلك، فقد تضمن إدارة المرافق المطبقة لهذه الاستراتيجيات في إدارة المرافق معدل عالي لدوران الأصناف المختلفة وعدم بقاء أصناف مركونة في الأرفف ينتهي بها المطاف للتخلص منها. أيضاً، تضمن إدارة المرافق الوصول السهل والصحيح لأي صنف يتم طلبه في أقصر مدة زمنية وبما يحقق سرعة إنجاز المهمات الملقى على عاتق إدارة المرافق لأن استخدام المتكرر للأصناف التي طلبها باستمرار سوف يساعد على تنظيم المستودع بحيث يمكن الوصول بسهولة إلى العناصر المستخدمة بكثرة. ومن الأمور التي تضمن لإدارة المرافق إدارة صحيحة في تطبيق إدارة المستودعات هو تتبع استخدام الأصناف المختلفة داخل هذه المستودعات، فمن خلال تعقب العناصر المستخدمة، ومعرفة مدى الحاجة إليها، ومعرفة الوقت التي سوف تُطلب فيه من العام، يمكن لمديري المرافق توقع الاحتياجات والتأكد من جميع الأصناف التي سوف تطلب أنها متوفرة عندما تكون هناك حاجة إليها.

 

إن إدارة المستودعات ذات قيمة خاصة في إدارة المرافق داخل أي منشأة ويجب أن تضع من أولى أولويات مدير المرافق ولا يتم تجاهلها كونها تعتبر العنصر المغذي دخل كل منشأة الذي تضمن لأي مدير مرفق سلاسة المهام المناطة لإدارة المرافق المختلفة وكفاءة عالية في الأداء نظراً لما تعتمد على هذه المستودعات كثير من الأمور داخل المنشأة سواء كانت مالية أو إدارية.

كلمات مفتاحية:

Share on Facebook
Share on Twitter
Please reload

شاركنا تعلقيك
قد يعجبك أيضاً
Please reload

مجلتنا الإلكترونية
مجانية . شهرية . إلكترونية
تابعنا على تويتر
  • Twitter - Black Circle
  • Facebook - Black Circle
  • Instagram - Black Circle
  • Google+ - Black Circle
  • LinkedIn - Black Circle
  • YouTube - Black Circle
تابعنا على قنوات التواصل الإجتماعي